Información de referencia

I. ¿Por qué llevar las cuentas?

Los socios eligen al Consejo de una emergente agrupación de agricultores o cooperativa, por lo común, entre quienes juzgan sus representantes, también agricultores y gerentes no profesionales de empresas. Los miembros del Consejo pueden no conocer sus responsibilidades ni cómo leer y usar los informes contables para tomar decisiones. El Consejo puede no apreciar la entera función, sino verla sólo como requisito impuesto por el gobierno, y por esta razón no gustaría gastar dinero en establecer esa función. ¿Por qué firmas comerciales y cooperativas tienen contabilidad y guardan registros? ¿Esto es necesario? ¿Cuáles son las razones para esto?

Razón 1: “El manejo de dinero por otras personas” requiere confianza.

A todos los socios, en conjunto, pertenece el patrimonio de la cooperativa (sus edificios, maquinarias, vehículos, mobiliario, existencias, dinero en cuenta bancaria, etc.). Ningún socio puede pretender ser sólo dueño del patrimonio de la cooperativa. Por tanto, la empresa cooperativa, como cualquier otra organización que maneja “el dinero de otra gente”, ha de ser administrada conforme a reglas específicas y decisiones que los socios, juntos, acuerden.

Los socios invierten su dinero en la cooperativa, pero no lo hacen alegremente. Ellos no quieren perder su dinero; y aun se preocupan si su dinero se perderá. Sin embargo, todos los socios, no pueden tomar parte en supervisión y control diario del uso de su dinero en los negocios de la cooperativa. Por lo tanto, los socios eligen como sus representantes a algunos de los miembros de confianza en el Consejo para manejar correctamente su dinero.

Será necesario que las organizaciones tales como bancos y grandes corporaciones, que manejan el “dinero de otras personas,” sean muy cuidadosas en no perderlo. Ellas necesitan convencer a sus socios/accionistas que su dinero está intacto. A falta ésto, pueden propagarse rumores entre los socios señalando de algo es incorrecto y el resultado final muy a menudo es la disminución drástica en la confianza hacia la gerencia, y su caída, sea por destitución o quiebra de la organización.

Razón 2: Los socios otorgan su mandato al Consejo, pero exigen responsabilidad

Relación ilustrada entre mandato y rendición de cuentas

Razón 3: El Consejo necesita información para administrar la cooperativa

El Consejo no puede delegar todos los poderes decisorios al Gerente y justo sentarse y descansar hasta el fin del año, aguardando que la cooperativa sea administrada correctamente. Es necesario que el Consejo esté en el control y tenga certeza de que

• la cooperativa actúa conforme a las directrices del Consejo y

• la evolución de las actividades económicas está de acuerdo con el resultado anual presupuestado.

El control de la administración es una labor continua y no tiene lugar solamente al final del año El método más fidedigno de recibir información exacta del control de la administración es por la contabilidad, donde es registrada continuamente toda la información financiera importante de la empresa.

La autorización de pagos por el Consejo es una actividad diaria y un control financiero importante, por el cual un miembro elegido del Consejo aprobará todos los pagos que efectué la cooperativa. La razón principal para controlar los pagos es asegurar que el gerente y el personal actúen dentro sus facultades.

Los controles del Consejo a fin de mes incluyen la verificación del patrimonio de la cooperativa, especialmente dinero efectivo y existencias, para saber que en los informes financieros se dan valores verdaderos.

Contabilidad es la administración de un sistema de información, que puede proporcionar los actuales resultados de la empresa y compararlos al presupuesto (mandato del Consejo). El Consejo tendrá reuniones mensuales, o quincenales, para tratar la marcha de las actividades empresariales, donde el contador, o el gerente, informará de los resultados del periodo, y el Consejo

• tratará y evaluará la evolución comparada con el presupuesto para saber si el resultado del ejercicio económico anual, prometido a los socios (mandato), puede ser alcanzado.

• Si la evolución no es la deseable, planee y decida una acción correctiva. Si se espera pérdida, urgen planes para aumentar el ingreso de la empresa; o de otro modo, reducir costos.

• El Consejo en sus reuniones adoptará decisiones importantes para rectificar el curso de la empresa y conducir la organización en la dirección recta. Las minutas de las reuniones mantendrán el registro de los resultados financieros y decisiones adoptadas por el Consejo para que el gerente y el personal de la cooperativa las aplique.

Razón 4: La ley establece que el Consejo provea a los socios de información apropiada

Transparencia significa descubrimiento de información adecuada y verídica de la empresa y del estado financiero de la cooperativa, que los socios-propietarios puedan entender. Todos los socios de la cooperativa tienen el derecho a saber lo que se ha hecho con su patrimonio conjunto y si ha sido bien administrado o mal usado.

Por desgracia, en muchos casos cuando los socios-propietarios de cooperativas no conocen sus derechos, a menudo, están a merced de gerentes malos y Consejos deshonestos, que no proveen información adecuada y verdadera sobre los resultados de las empresas. Son postergados los informes anuales y se oculta la mala administración detrás de términos complicados o cuentas incomprensibles. No se provee a los socios de informes escritos, sino que son leidos en voz alta en grandes reuniones con un lenguaje que los socios no entienden bien. La educación y capacitación de los miembros del Consejo y gerentes es necesaria para crear conciencia de modo que se proporcione a los socios información de una manera apropiada:

• Los socios deben conocer sus derechos a sancionar y remover un Consejo, que no respete los derechos de los socios a la rendición de cuentas y a la transparencia. Los socios pueden recompensar un Consejo que cumple bien con sus deberes, mediante el pago de honorarios al finalizar el año, si hay excedente.

• El Consejo debe valorar su responsabilidad para administrar bien el patrimonio conjunto de los socios y para proveer información transparente de su gestión.

En la mayoría de los países, la Ley de Cooperativas rige la actividad de las cooperativas, protege los derechos de los socios y presenta los requisitos básicos para la función de contabilidad en la cooperativa. Conforme a la ley, una cooperativa registrada, debe llevar libros apropiados de sus operaciones comerciales. Normalmente la Ley establece que el Consejo es responsable de presentar a los socios en un momento dado, evidencias confiables (auditorías) a los socios sobre la forma en que se administró la cooperativa. No hay otra forma legal para explicar el modo en que se empleó el patrimonio de los socios, que llevar de manera apropiada los libros de cuentas de actividades y bienes de la cooperativa.

II. ¿Cómo establecer la contabilidad?

Es deber del Consejo proveer recursos suficientes para que la contabilidad funcione correctamente en una cooperativa. El Consejo puede evaluar y, entre varias alternativas, decidir aquellas medidas adecuadas al tamaño de la cooperativa, la información necesaria de la contabilidad y los requisitos legales en el país.

A. Se ha de proveer instalación para contabilidad

El Consejo necesita proveer los instrumentos básicos y otros requisitos sólo para este trabajo. A fin de lograr buen resultado de la función contable, el Consejo debe tener certeza de que:

• la cooperativa ha nombrado un tenedor de libros con la descripción clara de su tarea de modo que éste sepa quién proporcionará a él/ella los documentos básicos para procesamiento y lo que se aguarda del trabajo del tenedor de libros.

• El tenedor de libros ha sido capacitado para rendir el resultado esperado.

• Una equitativa remuneración es pagada por el trabajo de teneduría de libros.

• Todos los elementos requeridos (calculadora, papelería apropiada, escritorio, silla, archivos) están disponibles en la sede de la cooperativa.

• El tenedor de libros/contador no es único responsable de la buena contabilidad. Es deber del Consejo controlar que el trabajo en la organización esté planeado a fin que el tenedor de libros reciba todos los necesarios documentos e información de las transacciones de la empresa cooperativa.

• El trabajo del tenedor de libros/contador es supervisado y la gerencia controlará que el tenedor de libros provea los informes necesarios a su tiempo.

Cualquier falta de lo antes indicado frustrará, a la vez, al contable y, en última instancia, al Consejo, por no ser hecho el trabajo requerido.

Selección de un contable

La cooperativa tiene varias opciones en el nombramiento de un contador:

• Contador profesional, a tiempo pleno o parcial.

• Empleado propio, contador capacitado, a tiempo pleno o parcial.

• Contabilidad por un servicio contable o una sección teneduría de libros de una unión de cooperativas.

Un contador profesional a tiempo pleno, capacitado, trabajando en la sede de la cooperativa bajo la supervisión del Consejo, dará mejores resultados. La decisión de emplear tal contador dependerá del volumen de trabajo y recursos disponibles y es la solución recomendada para las cooperativas con muchas actividades y un gran volumen de operaciones.

Si solamente hay unas pocas operaciones y recursos limitados, la puesta en marcha de la empresa puede tomar en cuenta designar a un contable profesional para trabajar a tiempo parcial en la cooperativa. Tales personas pueden ser maestros en el área, contable en servicio público o en una oficina local gubernamental. Si tal persona no puede encontrarse, la cooperativa debería tener una persona capacitada para convertirla en un contable a tiempo pleno o parcial. De ordinario, la asistencia para tal capacitación puede solicitar a Organizaciones Cooperativas o al Departamento de Desarrollo Cooperativo o institución similar.

También vale considerar la opción de que el trabajo se efectúe por una oficina de contaduría profesional en la ciudad; o la unión de cooperativas puede ofrecer tal servicio de contabilidad a sus cooperativas asociadas. En la mayoría de casos, las oficinas de contaduría profesional emplean ordenadores y pueden proveer buenos informes de contabilidad a un costo razonable.

En todos los casos, es importante reconocer que el contador^[1] esté disponible en las reuniones del Consejo para explicar en detalle los informes financieros al Consejo y darle asesoramiento en materias financieras.

B. Los comprobantes son evidencia

Un comprobante para cada transacción

El primer principio es que ningún dinero se recibe o gasta sin una prueba escrita en papel (comprobante). El comprobante es la prueba de una transacción comercial, compra de bienes, venta de bienes o servicios, moneda bancaria y retiro de fondos bancarios. Si los comprobantes no están a disposición, es difícil mantener aún los más simples registros de ingresos y gastos.

El comprobante de ingreso

explicará cuándo y quién paga el dinero y por qué se recibió. La cooperativa puede imprimir esta papelería especialmente, o adquirirla en una librería, lo que es costoso. Para ahorrar dinero, puede escribirse o estamparse en el comprobante el nombre de la cooperativa.

Comprobante de pago

explicará cuándo y a quién se entregó dinero y por qué. Esto debe anotarse por cada hecho. Agrege todos los documentos justificantes al comprobante con una grapadora.

Otros comprobantes

Puede ocurrir que no se haya obtenido comprobante, por ejemplo, en la moneda bancaria, cuando el banco ingresó el monto depositado en un libro de pases. En tales casos el tesorero preparará un comprobante, haciendo referencia al libro de pases, donde además consta el depósito efectuado.

Control de pagos del Consejo

La autorización de pago es una función importante de control del Consejo. El Consejo elegirá a uno de sus miembros (y uno alternativo) para controlar los pagos que la cooperativa efectúa a diario. Este miembro del Consejo inspecciona todos los documentos que respaldan al pago, fórmula preguntas sobre la razón del pago, confirma que la compra es correcta y genuina y que el gerente y personal actuaron correctamente dentro de sus facultades. Si está conforme, el miembro del Consejo aprueba el pago efectuado y firma el cheque junto con el gerente. Esta función del Consejo dará al gerente y al personal la señal que el Consejo gestiona la cooperativa y que conoce en detalle los negocios de la misma, lo que apoyará la autoridad de gestión del Consejo.

C. Métodos de contabilidad

El Consejo decidirá cómo se administrarán las cuentas, lo que depende de los recursos disponibles, de la estimación y asignación de recursos para la contabilidad como una función y del acceso a equipos de computación.

Los registros de la cooperativa pueden llevarse de muchas maneras:

A continuación presentamos un tipo de registro simple para grupos sin un capacitado tenedor de libros. Pero es necesario asegurar, al menos, un tipo mínimo razonable de registros desde el cual un funcionario o auditor, más tarde, pueda preparar los estados de cuentas a fin del ejercicio económico. La teneduría manual de libros por partida doble es una práctica de buena contabilidad aun para grandes cooperativas, pero la contabilidad manual está siendo cada vez más anticuada con la introducción de ordenadores accesibles y paquetes integrados de contabilidad. La teneduría de libros computerizada es hoy una solución para la contabilidad en cooperativas.

D. Registro simple - requisito mínimo

Con frecuencia las nuevas cooperativas son muy pequeñas y no tienen mucho dinero para pagar salarios y comprar papelería. Si los requisitos legales en el país se mitigan para los grupos nuevos, puede permitirse a la cooperativa actuar solamente con registro simple. La contabilidad debería, pues, completarse al final del año con la ayuda de un funcionario o un auditor. Si este arreglo es posible, un tesorero honorario de la cooperativa que pueda leer, escribir y hacer cálculos aritméticos es capaz de realizar el trabajo.

¿Cómo efectuar asientos en el libro Caja y Banco?

El registro simple es el registro diario de entradas y gastos como se presenta. El tenedor de libros hace la lista de las operaciones diarias insertando la fecha, número de comprobante y explicación breve de la transacción; el dinero comprendido en cualquier depósito (entrada), el retiro de fondos (salida) y hace cálculos de un nuevo balance.

LIBROS CAJA Y BANCO DE LA COOPERATIVA DE CONSUMO WABOER

Los libros Caja están disponibles en la tienda de papelería. La columna Balance es útil porque Ud. conocerá cada día el balance del activo disponible en la tesorería y el efectivo en el banco. Si no encuentra un libro con esta regla, puede adquirir un libro Mayor y aplicar Ud. mismo las reglas.

Procedimientos al final del mes

A fin de mes, el Consejo verifica que los balances de caja y banco son exactos y correctos en las cuentas de la cooperativa. Esto es logrado así:

• Contando físicamente todo el efectivo de la cooperativa y preparando un certificado escrito y firmado del dinero en efectivo hallado.

• Pidiendo al banco proveer un informe mensual y comparando el balance bancario en los libros de la cooperativa con la declaración bancaria.

• Si la cooperativa tiene existencias, el Consejo también calculara su valor (a precios de compra) al final del mes y preparara un certificado escrito del verdadero valor.

Efectivo y existencias necesitan ser contadas a fin de mes después el cierre de la actividad, o a la mañana siguiente antes de iniciarla.

Calculando el valor del patrimonio de la cooperativa, el Consejo habrá:

• Confirmado que la propiedad de los socios no se ha perdido y demostrado que el Consejo esta interesado activamente en la salvaguardia de la propiedad de los mismos socios.

• Obtenido prueba del valor real de la cooperativa e información para una estimación mensual de las ganancias y perdidas de la cooperativa.

Estimación del excedente (o ganancias) o perdidas

Podemos hacer una estimación del resultado de actividades de una cooperativa, que tiene una sola actividad (tal como una tienda de consumo). Comparamos el valor de compra a fin del mes anterior y el valor al final del presente mes para saber si el valor ha aumentado o disminuido.

Estimación de las actividades de la cooperativa Waboer en el mes de Febrero

Este informe dará al Consejo un cuadro, a grandes rasgos, de su progreso y muestra, además, dónde fue invertido el dinero de ganancias adicionales. El patrimonio total de la tienda fue 47.000, a fin del mes de Febrero, y 44.180, a fin de Enero, lo que significa que el valor para la tienda ha mejorado. El desglose del valor de la tienda es dado (de fin de Febrero y fin de Enero, en columnas). La columna Aumento/disminución muestra que el patrimonio ha aumentado o disminuido.

III. Teneduría de libros por partida doble (o doble entrada)

La contabilidad por partida doble puede registrar ingresos, gastos e informar los cambios resultantes en el patrimonio en un sistema completo. El control del sistema (balance de comprobación) asegura que los informes son tan correctos como posibles. Es difícil manejar sin capacitación la contabilidad de la partida doble. Normalmente, diversas instituciones proveerán anualmente a esta capacitación para los tenedores de libros de las cooperativas que se crean.

A. ¿Qué hace el contable?

El contable sigue las reglas del “juego de doble entrada”, registrando y calculando el resultado de la cooperativa. Se han inventado muchos sistemas diferentes de contabilidad manual para varios tipos de empresas e industrias y los sistemas preferidos varían de un país a otro.

A continuación, aprenderemos algunas reglas del juego, pero prestaremos mayor atención al proceso en su conjunto. La característica principal en el sistema presentado es el libro Diario, que contiene las transacciones del mes corriente en un libro, desde donde los balances se trasladan al libro Mayor. Éste contiene los balances de operaciones acumuladas desde el comienzo del año. Los balances de los meses anteriores y los balances de cuentas del mes corriente son agregados juntos en el libro Mayor; y los balances son transladados a una hoja de trabajo (o cambiable) para la preparación del estado de la cuenta de resultados y el balance de situación.

B. Estructura de una cuenta de transacción

Una cuenta tiene dos partes: Debe (abreviado Db.) y Haber (abreviado Hr.). El Debe está siempre en el lado izquierdo de la cuenta y el Haber en la mano derecha. En la teneduría de libros de la partida doble, una transacción comprende siempre dos o más cuentas. El mismo monto se asienta tanto en el Debe de una cuenta como en el Haber de la otra cuenta. La transacción tiene lugar entre una cuenta, que recibe o reparte dinero, y una cuenta, que da información del origen (o razón de la transacción).

Cuentas -T (que son en forma de una letra T) describen bien la cuenta de transacción (el lado Debe está a la izquierda, y el lado Haber, a la derecha). Las Cuentas T se emplean, a menudo, en capacitación para mostrar la partida doble.

Asiento de operaciones en los libros

Vemos que, mediante el empleo de las cuentas – T, el tenedor de libros sigue las reglas del juego.

1. Cuando el socio Sra. Mukuruka compra en el negocio de la cooperativa bienes que equivalen a $10, esta es una transacción comercial. La cooperativa tiene dos cuentas comprendidas en la transacción: cuenta Caja y cuenta Ventas. La cuenta Caja recibe el dinero y la cuenta Ventas da razón de la transacción. El efectivo recibido entra siempre en el Debe de la cuenta Caja. Las ventas se registran en el lado opuesto (Haber) de la cuenta Ventas.

2. El efectivo que se pagó se registra siempre en el Haber de la cuenta Caja. Si el tesorero toma un efectivo de $100 del banco, esto se registra en el lado opuesto (Debe) de la cuenta Banco (lo que da la razón de la transacción).

3. Si el efectivo es usado en la compra de bienes para la tienda $250, el efectivo con que se pagó es registrado en el Haber de la cuenta Caja, y en el lado opuesto (Debe) de la cuenta Compras (lo que da la razón de la transacción).

4. Si el efectivo bancario se utiliza para pagar los salarios del negocio $35, el efectivo que se pagó se registra en el Haber de la cuenta Banco y en el lado opuesto (Debe) de la cuenta Salarios (lo que da la razón de la transacción).

Aclaración acerca del dinero recibido y desembolsado

Entrada es dinero recibido en la empresa por venta de bienes o servicios. No obstante, no todo dinero recibido, es ingreso, sino que algún dinero debe reintegrarse, por no pertenecer a la cooperativa. Un préstamo no es ingreso sino un pasivo. En contabilidad es necesario que esta distinción se aclare para que no repartamos accidentalmente a los socios un beneficio erróneo. El ingreso ventas se incluye en la cuenta de resultados, pero un préstamo es un pasivo en el Balance de situación.

5. En el ejemplo 1 (ingreso), registramos el efectivo donde se recibe (en el casillero Caja) y la transacción en Ventas, que que fue el origen de los fondos. Sin embargo, cuando recibimos $1000 efectivo como un préstamo del Banco Coop., registramos su origen como un préstamo (ver debajo).

El gasto implica desembolso de dinero (costos) para que la empresa pueda obtener ingresos por venta de bienes o servicios. El pago en dinero efectivo o bancario no es gasto. El pago pudo también haberse efectuado para inversiones (construcción de un edificio de negocio, compra de mobiliario, de un ordenador o de un vehículo), que es un patrimonio a largo plazo y no comprado directamente para su reventa otra vez en la empresa. En contabilidad el gasto se deduce de la cuenta de resultados: del ingreso por ventas hasta llegar a ganancias o pérdidas de los negocios durante un periodo (mes o año). Los costos por una inversión se incluyen en los activos (propiedad) en el Balance de situación.

6. En el ejemplo 3 (gasto), registramos el efectivo donde se originó (en el casillero Caja) y en el de Compras, por ser la razón del costo. Se compara esto a la situación, en la que pagamos $800 efectivo para comprar un ordenador. Registramos el dinero pagado en el Haber de caja (origen de los fondos) y en el lado opuesto (Debe) de la cuenta Equipamento de oficina, la razón para el costo como inversión.

Cuentas individuales y categorías de cuentas

En teneduría de libros el objeto de una cuenta individual es recoger información de un tipo de transacción comercial y resumirla. La información deberá ser lo más “clara” posible para que mirando el título de la cuenta, el lector pueda saber qué tipo de ingreso o gasto se recoge en una cuenta individual. Por ejemplo, una cuenta gasto llamada Agua podría contener información solamente de gasto por consumo de agua. No obstante, en teneduría de libros manual esto no es posible para todos los tipos de operaciones porque podría resultar en un gran número de cuentas individuales. Por lo tanto, algunas cuentas de menor importancia tienen que ser “cuentas mixtas”, donde se recoja la información de diversas operaciones. Esas pueden tener títulos tales como otros gastos de personal, otros gastos de compra, etc.

Asientos en teneduría de libros conforme a categoría de cuenta

La información en las cuentas individuales se resume mediante la categoría cuenta. En la cuenta de resultados se presentan las Cuentas Ingreso y Gasto para el cálculo de ganancias o pérdidas. En el balance de situación se presentan las Cuentas Activo y Pasivo para el cálculo del estado financiero.

El cuadro anterior muestra las reglas de doble entrada y categoría de cuenta. Por ejemplo, un aumento de ingreso (+) entra en el crédito de una cuenta de ingreso y una disminución (-), en el débito de la cuenta de ingreso.

Proceso contable

El proceso contable reúne información de la empresa y mide su resultado periódico y situación financiera corriente, que implica diversas etapas. Tal proceso es resumido abajo.

C. Libro diario

El libro Diario es un análisis multicolumna, también llamado diario caja combinado; se usa para asentar operaciones en orden cronológico por partida doble. El libro Diario incluye todas las cuentas de la cooperativa. El libro Diario, disponible en tiendas de papelería, puede contener hasta 27 columnas, que es lo suficiente para establecer un gran número de cuentas.

Una ventaja principal del libro Diario es que todas las entradas del mes se registran en un libro, que resulta entonces fácil para el balance; y una desventaja, que el libro Diario, por constar de muchas columnas, puede ser extenso y de un manejo difícil. Entrando separadamente en el libro muchos comprobantes de gastos pequeños, consumirá papelería. El derroche de espacio puede minimizarse preparando comprobantes resumidos de pequeños gastos en que se incurrieron repetidamente. Por ejemplo, cuando 7 miembros del Consejo recibieron un subsidio de transporte de $2.50 para ir a una reunión, cada uno no entró en el libro Diario uno debajo del otro siete veces $2.50, pero todos tuvieron los comprobantes de pago como documentos de prueba y se preparó un comprobante resumido de 7 × $2.50 = $17.50 y esto solamente entró una vez en el libro Diario.

¿Qué cuentas se asientan en el libro Diario?

La hoja de cuentas (lista de todas las cuentas utilizadas) debe diseñarse tal pues la información que recogen las cuentas es importante para el manejo de la toma de decisiones y el control financiero. Las cuentas principales tales como caja y banco, ventas socios y no socios, compras, deben ser claras (solamente se asienta un tipo de transacción). La información de interés menor puede recogerse a cuentas mixtas tales como “Otros gastos del negocio.” Deben establecerse columnas para las cuentas principales y permitir espacios, para alguna de las cuentas menores, mientras las cuentas con sólo uno o dos ingresos por mes pueden asentarse bajo la columna cuentas Gastos varios. La cantidad de cuentas principales que se mantengan dependerá de las actividades de la organización, lo que también determinará el sistema de teneduría de libros a emplearse. Cuando la cooperativa crece para tener actividades comerciales más importantes, se necesita contabilizar en detalle; es el tiempo de considerar la contabilidad por ordenador. La Cooperativa de Agricultores “Wasaku”, en el ejemplo dado: negocio para re-venta de bienes de consumo e insumos agrícolas, actividad de comercialización y administración de la producción estacional (maíz). La hoja de cuentas se presenta así:

Hoja de cuentas de la Cooperativa de Agricultores Wasaku

CUENTA DE RESULTADOS

BALANCE DE SITUACIÓN

Apertura del libro Diario

Traslada los balances de cierre de Caja y Banco del periodo de contabilidad anterior del libro Mayor al libro Diario en sus respectivas columnas como balances de apertura del mes corriente. Todas las otras cuentas tienen un balance de apertura cero al comenzar el mes.

Operaciones

1. Cada asiento en el libro Diario se referirá a un documento principal (comprobante). Se emite un número sucesivo para cada uno de los documentos principales (escribiendo el número del documento con un marcador). Se dan a los comprobantes los números sucesivos en el mismo orden cronológico que entran en el libro Diario. Los números sucesivos comienzan desde I y continúan en orden consecutivo hasta el último comprobante que entra.

2. Clasifique en un archivo los documentos principales en el orden numérico sucesivo.

3. Inserte todos los documentos importantes disponibles de la teneduría de libros del mes en el mismo archivo tal como las declaraciones de banco, notas para corregir entradas, hojas, copias descuenta de resultados y balance de situación etc. Separe en el archivo los documentos por periodos de contabilidad (meses) utilizando marcadores de punta.

Todas las operaciones se asientan de acuerdo al sistema de la partida doble, por ej. el mismo monto se asienta tanto en el Debe de una cuenta como en el Haber de la otra cuenta. Aunque todas las cuentas tienen columnas tanto de Debe como de Haber, debido a los fines prácticos de ahorrar espacio, la mayoría de las cuentas se presentan en el libro Diario con una sola columna. En este caso, la columna usada comunmente es la más usada (sea Debe o Haber) de la cuenta.

• Cuentas Caja y Banco tienen ambas columnas, de Debe y de Haber.

• Para las cuentas Ingreso, aparece la columna Haber (aumento de ingreso).

• Para las cuentas Gasto, aparece la columna Debe (aumento de gasto).

• Si hay columnas vacantes, se incluyen algunas cuentas adicionales de activo y pasivo.

• Todas las cuentas, que no aparecen en las columnas se asientan en Cuentas Varias, que se presentan con las columnas Debe y Haber.

Asiento poco común

Un ejemplo de transacción poco común es la devolución de mercaderías vendidas y el reembolso al cliente del valor de las ventas. Esto se asienta como Haber en la cuenta Caja y Debe en la cuenta Ventas. Como la cuenta Ventas se presenta en el libro Diario solamente con una columna Haber, el reembolso se marca con el signo menos, por ej. -500 o se utiliza paréntesis (500) = menos 500, en la cuenta Ventas, y deducido de la suma en el total de la columna.

Cierre mensual del libro Diario

El libro Diario se cierra cada mes: tras calcular los totales de todas las columnas, sigue el control del Debe-Haber (ejemplo abajo). Diversamente de las demás cuentas, las de Caja y Banco son cerradas, porque los balances de apertura fueron introducidos desde el periodo anterior para ayudar al seguimiento diario de los balances de Caja y Banco. Y estos balances de apertura de Caja y Banco tienen que ser deducidos de los totales de la cuenta para poder trasladar sólo las transacciones del mes a la cuenta respectiva en el libro Mayor.

Control Débito-crédito

Confirma que débito y crédito se insertan como doble entrada en el libro de registro, conforme a lo siguiente.

Tras confirmar la exactitud de las entradas por control Debe-Haber, transfiera los totales a las respectivas cuentas del libro Mayor. Las entradas a Cuentas Varias en el libro de registro se trasladan, una por una, a las cuentas del libro Mayor.

D. Libro mayor

El libro Mayor normamente es un libro encuadernado o de hojas sueltas, donde se da a cada cuenta por separado una página en el sistema de teneduría de libros de la cooperativa. Cada cuenta del Libro Mayor se numera y designa. Las cuentas del libro Mayor se asientan en el mismo orden como la hoja de cuentas comenzando con cuentas de ingreso y gasto, cuentas para actividad 1, luego actividad 2 y así continuando con cuentas de activo y cuentas de pasivo como la sección última del libro Mayor. Esto ayudará al traslado posterior en un orden lógico de los balances a la hoja cambiable

El propósito principal del libro Mayor es registrar los balances de fin de mes de cada cuenta en el libro Diario y ayudar en el cálculo de balances acumulados de las cuentas.

Apertura del Libro Mayor

Al inicio de cada año de un nuevo ejercicio económico, todos los balances de cuentas desde el balance de situación del año precedente son asentados como balance de apertura en las respectivas cuentas del libro Mayor.

Transacciones

Al final de mes el conjunto de totales mensuales (con ambas columnas, Debe y Haber) de cada cuenta del libro Diario se asientan en la respectiva cuenta del libro Mayor. Se hace una referencia en el libro Diario al número de cuenta en el libro Mayor donde se traslada el monto. En la cuenta del libro Mayor, se hace una referencia a la ubicación del monto respectivo en el libro Diario.

Procedimientos a fin de mes

Calcule los balances acumulados para cada cuenta y traslade a ellas desde el libro Mayor a la hoja de trabajo.

Ejemplo: Algunas cuentas del libro Mayor de la
COOPERATIVA DE AGRICULTORES WASAKU

E. Hoja de trabajo (o cambiable) incluyendo balance de comprobación

La hoja de trabajo es un instrumento para el cierre de los libros de la cooperativa. Incluye columnas para balance de comprobación, ajustes, balance de comprobación ajustado y permite un cálculo fácil de la cuenta de resultados así como del balance de situación. Es conveniente comenzar por un listado de cuentas de ingreso, seguido por las cuentas de gasto (en el mismo orden como en la cuenta de resultados y gastos), continuado por cuentas activo y un listado de últimas cuentas pasivas (como en el balance de situación). Esto hará que sean más fáciles los cálculos y la comprensión de la hoja cambiable.

Columna balance de comprobación

Se trasladan balances desde las cuentas del libro Mayor a las respectivas columnas Debe y Haber del balance de comprobación. Los totales de las columnas Debe y Haber en el balance de comprobación tienen que ser iguales para este balance ser aprobado. Si el balance de comprobación no se aprobó, se controlan otra vez existencias y cálculos para encontrar el error en que se incurrió y corregirlo.

Columna de correcciones

La columna de corrección es para corregir el Ingreso y gasto de la cooperativa para un resultado correcto tomando en consideración al menos el costo de ventas y la depreciación. Cuando se hacen las correcciones en la hoja cambiable, aquellas no aparecen en el libro Diario o libro Mayor y por lo tanto no tienen que cancelarse cuando comienza un nuevo período de contabilidad. Solamente las correcciones importantes deben hacerse en una cuenta de resultados provisional dentro del año financiero. Las correcciones también pueden hacerse por gastos adelantados y acumulados si son significativos. Al finalizar el año, tienen que hacerse todas las correcciones necesarias antes del reparto de beneficios.

Las correcciones entran en las cuentas respectivas por partida doble en Debe y Haber. Se agregan los totales de ambas columnas. La columna del Debe total debe ser igual a la columna del Haber total.

Corrección por costo de mercaderías vendidas

El costo de venta de mercaderías se calcula para saber el valor de venta de las mismas durante el perído, el que se deduce en el Ingreso ventas para llegar a las ganancias brutas.

Es necesario en todas las actividades calcular el costo de las mercaderías, que trasladan existencias al comienzo o al final del período de contabilidad. Esas son actividades de tienda al por menor, comercialización de producción, etc.

El valor de las existencias se toma a precio de compra o de mercado cualquiera que sea el menor.

Ejemplo: El costo de las mercaderías se calcula como sigue:

Corrección por depreciación

La propriedad de la cooperativa se deteriora durante el uso y se pierde constantemente el valor especialmente en vehículos a motor. La depreciación es una corrección costosa, que refleja el uso y pérdida del patrimonio de la cooperativa, aunque poco más es lo que se pueda pagar en dinero para compensar el deterioro en su valor.

Si la pérdida de valor de activos fijos no pudiera (con correcciones) deducirse del Ingreso, existe el riesgo que las ganancias distribuidas a los socios fuesen demasiado altas. Se inserta en la hoja cambiable el ajuste de gastos para reflejar el buen resultado de la cooperativa. Con todo, notamos, que la corrección es sólo en la entrada en la teneduría de libros, lo que aumenta el gasto y reduce las ganancias disponibles para la distribución. No se ha tocado para la corrección el dinero en efectivo. Si la cooperativa intenta ahorrar dinero para la reposición de un activo, es necesario que este dinero se deposite en un banco o cuenta separada.

El valor de depreciación se calcula del valor de un activo fijo (por ejemplo, un vehículo a motor) dividido por su vida útil. Si un vehículo a motor cuesta $120.000 cuando se compró y su vida útil estimada es de 6 años, la depreciación anual es $20.000 y la depreciación mensual es $1.667.

Columna corregida del balance de comprobación

El balance de comprobación corregido es un resumen del balance de comprobación y de las correcciones. Se calcula el balance neto de débitos y créditos de cada una de las cuentas que se presentan en la columna. Se calcula el total débitos y créditos en la columna y se insertan los totales. Controle que el total de débitos concuerde con el total de créditos.

Columna Cuenta de resultados

La columna Cuenta de resultados de la hoja cambiable es el resumen de todas las cuentas de producto y gasto para el cálculo de ganancias/pérdidas. Se trasladan todos los balances de cuentas de ingreso (normalmente con balances de Haber) a la columna cuenta de resultados (normalmente al sitio Haber). Se trasladan todas las cuentas de balances de gasto (normalmente con balances de Debe) en la columna cuenta de resultados (normalmente al sitio Debe). Se calculan ganancias o pérdidas. Se calcula el total de Debe y el total de Haber. Controle que esos totales sean iguales.

Cuenta de resultados (ganancias)

Cuenta de resultados (pérdidas)

¿Cómo se calculan las ganancias/pérdidas?

Calcule el total Debe y el total Haber en la columna cuenta de resultados de la hoja cambiable. El total Debe y el total Haber normalmente no son iguales. Calcule la diferencia de los dos totales. Ganancias/pérdidas es la diferencia (suma balanceada) en la columna cuenta de resultados de la hoja cambiable.

La ilustración anterior lado izquierdo describe una situación donde los créditos en total (ingresos) en la cuenta de resultados son mayores que el total de deudas (gastos) y por lo tanto la suma del balance es ganancias. En la cuenta de resultados a la derecha, los gastos totales son mayores que el total de ingresos y por lo tanto la suma del balance es a pérdidas.

Columna Balance de situación

La columna balance de situación es un resumen de todos los activos y pasivos y proverá información del estado financiero de la cooperativa a fin de mes.

Traslade las cuentas activo y pasivo del balance de comprobación corregido en la columna balance de situación en el lugar respectivo Debe o Haber como en el balance de comprobación corregido. Los activos están normalmente en el lugar del Debe y las pasivos en el lugar del Haber.

Traslade las ganancias desde Ingreso y Gasto al sitio del Haber del balance de situación. Traslade las pérdidas al sitio del Debe del balance de situación.

Calcule el total de Debe y el total de Haber. Controle que esos totales sean iguales. Si no lo son controle los cálculos y traslados de sumas.

HOJA DE TRABAJO

IV. Informes financieros

A. Preparación de una cuenta de resultados

Los datos para el informe de la cuenta de resultados se trasladan de la hoja cambiable y presupuesto al formato informe. Y este incluye columnas para:

• Ingresos y gastos acumulados (A) y

• Ingresos y gastos presupuestados (B)

• Variación (V), que se calcula como A - B = V

Ejemplo:

Cooperativa de Agricultores Wasaku
Cuenta de Resultados
1 Abril 2000 - 30 Abril 2000

Si la cooperativa tiene actividades varias, se prepara un informe de cuenta de resultados separadamente para cada una de las actividades. Las ganancias/pérdidas de la actividad comercial pueden trasladarse a la Administración tanto contribución neta de la actividad como su ingreso. El mínimo aceptable de la actividad Administración arroja entonces las ganancias/pérdidas coordinadas de la cooperativa en conjunto.

B. Preparación de un balance de situación

La información para el balance de situación se traslada de la hoja cambiable y del balance de situación de fin de mes del año último. Los activos y pasivos se trasladan al formato del balance de situación. Nótese cómo en la cuenta de resultados, las sumas reales pueden informarse dando dos decimales, mientras las cifras comparativas pueden redondearse.

Ejemplo:

Cooperativa de Agricultores Wasaku
Balance de situación

V. Análisis de los estados financieros

Cuenta de resultados

La cuenta de resultados da información detallada del ingreso y gasto de las actividades de la cooperativa durante un período dado. Es necesario para la administración conocer los resultados reales y compararlos con resultados presupuestados en la cuenta de resultados para saber si las actividades se están realizando tal como se planificaron.

La administración puede controlar los efectos de su toma de decisiones mediante el análisis de la cuenta de resultados y balance de situación. La administración obtendrá información de los éxitos logrados en las operaciones y el tipo de problemas que se han encontrado. Esto dará información para investigaciones adicionales, y cuando se conoce la causa de un problema pueden tomarse decisiones para intervenir en esa área. Los problemas, si se abandonan, tienen una tendencia a intensificarse y, por lo tanto, es bueno controlar frecuentemente la “salud financiera” de la cooperativa y actuar rápidamente para solucionar los problemas.

El informe mensual de la cuenta de resultados provee a la administración información de los resultados reales y de los presupuestados así como de sus variables. Los informes financieros deben hacerse por escrito y entregarse a los miembros del Consejo para su estudio antes de la reunión mensual. El contador debe estar presente en la reunión del Consejo para responder preguntas en detalle de los miembros del Consejo.

Ventas – indicador de crecimiento

Las ventas dan el valor total del dinero obtenido durante el período por ventas de mercaderías y servicios. Es un indicador que el servicio que se da a los clientes ha sido atractivo. Si las ventas aumentan, la cooperativa está dando mejor y mejores servicios a sus socios. Para saber si el crecimiento es adecuado las ventas pueden compararse a las ventas presupuestadas y a las ventas de los últimos años del mismo período.

Si las ventas no han aumentado como se esperaba, pueden preguntarse las razones, lo que conducirá otras investigaciones: ¿nuestros precios no son correctos? ¿Cuál es la razón por la que algunos de los socios van a nuestros competidores? ¿Nuestro surtido no es atractivo? ¿El servicio no es bueno?

Costo de mercaderías vendidas

El costo de mercaderías vendidas es el valor de las mismas (a precios de costo). Para llegar a un costo verdadero es importante que se efectúe correctamente el inventario de existencias bajo la supervisión del Consejo. El costo de mercaderías vendidas incluirá, pues, también el valor de las mercaderías que salen de la propiedad de la cooperativa sin pagarse (robo, deterioro y rotura).

Ganancias brutas –indicador de rentabilidad

La ganancia bruta es la aptitud de la cooperativa para vender bienes y servicios a un valor, que supera al del costo de los bienes y servicios vendidos.

La cooperativa presenta los precios de venta de sus bienes y services. Este precio debe cubrir tanto el costo directo de las mercaderías como contribuir a cubrir los costos de funcionamiento de la tienda y dejar un beneficio para la actividad. Por consiguiente, un margen de gastos operativos y ganancias que se agrega al costo de compra de los productos cuando se ponen los precios de venta.

La ganancia bruta es el valor (dólar) total de ese margen en las mercaderías que se han vendidio durante el período. Si la ganancia bruta real es negativa (pérdidas brutas) o hay una variación inesperada en el porcentaje de las ganancias brutas, hay una razón para investigar si las mercaderías se han “filtrado” de la tienda sin pago.

Si la ganancia bruta en porcentaje es 10%, eso significa que hemos recibido $10 por cada $100 vendidos para cubrir los costos de funcionamiento y por ganancias netas.

Costos de funcionamiento

Los costos de funcionamiento son salarios, rentas, seguro y otros gastos, que son necesarios para las operaciones diarias de la actividad. Como la puesta del precio de mercaderías es en gran parte a precios de mercado, la rentabilidad de la actividad depende luego de cómo muchos costos de funcionamiento se cargan sobre la actividad.

Para el funcionamiento sostenido de la actividad es importante el control de los gastos reales operativos. Si el promedio de las ganancias brutas de una tienda es $600 por mes esos gastos de funcionamiento tienen que ser menores que $600 o la actividad arroja pérdidas netas.

Ganancias netas – el mínimo aceptable

Ganancias netas son los recursos de la actividad para agregar valor encima de todos los costos involucrados en el funcionamiento de la actividad. La ganancia neta es el dinero remanente después de haberse pagado todos los gastos. Si la ganancia neta es negativa (pérdidas netas), el ingreso ventas (al margen dado de ganancias brutas) no puede sostener los costos de funcionamiento, que tienen que reducirse.

El porcentaje de ganancias netas da las ganancias netas en dólares por cada 100 dólares de ingreso ventas. Si la ganancia neta es 2%, la actividad ha generado 2 dólares de ganancia neta por cada 100 dólares vendidos. Esto da el margen seguro de la actividad, que muestra cuántos más gastos pueden sostenerse antes de sufrir una pérdida.

El aumento de las ventas prueba que estamos realizando un buen servicio. Las ventas totales fueron $ 5.000, un 25% más alto que lo presupuestado. Ambas ventas, a socios y a no socios, han aumentado bien. Las ventas a no socios son 35% más altas que lo presupuestado. Las atracciones principales son aceite de cocina y azúcar, que reenvasamos en cantidades más pequeñas y razonables. ¿Deberíamos comenzar a promover más socios entre clientes no socios de modo que ellos pudieran también beneficiarse por el descuento del 4% al socio? Parece que ellos quieren el servicio; ¿por qué no incorporarlos a la cooperativa?

El costo de mercaderías vendidas es más alto y corresponde bien al más alto de las ventas estimadas. No tenemos problemas alarmantes de pérdida como el año anterior, cuando alguna cantidad de azúcar se malogró por lluvia. El nuevo gato de la cooperativa también está cumpliendo su tarea. No hay daño de roedores en la harina de maíz.

El ganancia bruto fue casi 3,000, un récord de ganancias mensuales: 1,000 dólares ¡mejor que lo que nosotros estimamos! El margen bruto permanece bajo, 8% del total ventas, pero I % mejor que nuestra estimación. Estamos ganando 8 dólares por cada 100 dólares vendidos, en lugar de los 7 dólares presupuestados. El mejoramiento es porque comenzamos este mes a reenvasar el azúcar a granel y aceite de cocina, que vendemos en pequeñas porciones. Es bueno que tengamos personal honesto a fin de que no haya pérdidas.

En general somos capaces de estimar nuestros gastos de funcionamiento con bastante exactitud, porque no cambian mucho. Ahora tenemos un cambio mayor en Otros gastos, 560 más que lo estimado por nosotros. ¿Cuáles son esos gastos? La razón principal, las llamadas telefónicas, $ 400. Bien, tenemos un teléfono nuevo que no incluimos en la estimación, pero esos costos tienen que ser controlados y las llamadas privadas han de ser pagadas por quien llama. Para que no perdamos dinero el gerente debe mantener un registro de llamadas.

Ya sabemos que nuestras ventas totales son más altas que las estimadas y el margen bruto fue mejor. Los costos operativos fueron casi los mismos que los estimados, excepto los costos de teléfono. ¿Perdimos todo el resultado de buena tienda con costos de teléfono? No; las ganancias netas son casi 500. Fuimos muy cautelosos en la elaboración del presupuesto porque la tienda es aún nueva. El porcentaje de las ganancias netas es 1%, lo que significa haber conseguido solamente un dólar de ganancias netas por cada 100 dólares vendidos. Nuestro margen de seguridad es muy bajo y hemos de vigilar los inesperados costos de funcionamiento. La tienda no puede apoyar aumentos salariales u otros costos, pero podemos continuar así por el resto del año; podemos obtener pequeñas ganancias y quizás dar a los socios un bono de protección.

El Consejo analizará todas las actividades. Incluiremos aquí, solamente el estudio solo de la actividad de la Administración.

El mínimo aceptable de todas las actividades de nuestra cooperativa se calcula después de haber deducido los gastos de administración. Los gastos de administración son más altos que los estimados. Debemos fijarnos en las reducciones de costo. La ganancia neta de la cooperativa es 1,451.90, lo que es 1,377 mejor que lo que nosotros estimamos. Luego de las pérdidas de los últimos años, prometimos a los socios que quisiéramos volver el “barco aguas arriba” y hacer una ganancia. Estamos en camino pero faltan I I meses para que el año acabe. Estas ganancias mensuales son un colchón para cualquier sorpresa inesperada durante el año. La tienda fue muy bien y también la comercialización del maíz, que comenzamos como un servicio de prueba y lo estimamos como ganancia 0. Los derechos de entrada son más altos que los que planificamos. Los socios se reúnen. Nuestros servicios son apreciados. Continuamos, al menos, así en el siguiente mes y agradezcamos al gerente y personal por el buen trabajo realizado

Balance de situación

La finalidad del balance de situación es comunicar dónde fue colocado el dinero de la cooperativa y de dónde provino. La situación financiera cambia con cada operación y por lo tanto deberá señalarse que el balance de situación presenta la situación financiera de la cooperativa en una cierta fecha, que se menciona en dicho balance. Puede no ser muy útil evaluar una información muy antigua porque la situación puede haber cambiado considerablemente. Por lo tanto, es bueno tener acceso a informes nuevos poco después de terminar el mes.

El principio importante de un balance de situación es que activos y pasivos totales son siempre iguales y equilibrados en su monto. Donde está la propriedad de la cooperativa se llamará activo y donde se recibió el dinero se llamará pasivos.

Activos

Los activos dan información de todo el patrimonio de la cooperativa y su valor. Los activos son dinero en caja, dinero en banco, tierra, edificios, instrumentos, maquinaria, mobiliario, y vehículos a motor, existencia del negocio, etc. Los activos se dividen en dos categorías, activos circulantes y activos fijos.

Pasivos

Las pasivos presentarán todas las deudas, préstamos y dineros que se emplearon para financiar los activos de la cooperativa. Las pasivos se dividen en tres categorías, pasivos a corto plazo, pasivos a largo plazo y capital social (igualdad de los socios) principalmente para evaluar si la cooperativa puede pagar sus deudas en tiempo.

A. Evaluación de fortaleza financiera de la cooperativa

La buena estrategia financiera es para:

• Asegurar que los fondos a corto y largo plazo son adecuados para afrontar deudas y préstamos a fin de que no haya peligro de ir a una crisis financiera y quiebra.

• Controlar que la circulación de los fondos de rotación es eficiente.

• Planificar inversiones inteligentes y desarrollar estructura de capital.

El balance de situación revela información importante de las fuerzas y debilidades de la situación financiera de la cooperativa:

• ¿Cómo somos de fuertes? ¿Podemos pagar nuestras deudas inmediatas cuando vencen y mantener una buena relación con nuestros proveedores?

• ¿Podemos pagar nuestros préstamos de inversión o el banco vendrá pronto a tomar nuestra propiedad?

• ¿La situación financiera es mejor o peor que la del año último? ¿Cuánto es mi riesgo valor en la cooperativa y ha mejorado éste?

• ¿Cuáles son nuestras fuerzas y debilidades y qué deberíamos hacer para fortalecer nuestra cooperativa?

Tienen que supervisarse en tiempo suplementario más razones/medidas para comparar su desarrollo. Ellas son señales de alarma en cuanto a los problemas, que además tienen que buscarse para comprenderlos y encontrarles una solución.

Liquidez a corto plazo

El dinero es esencial en los activos circulantes de la cooperativa para financiar las actividades comerciales diarias. El mayor dinero efectivo circula de compras a producto ventas, la aptitud mejor de la cooperativa es realizar sus negocios y generar producto. Es esencial para el éxito de los negocios proveer suficientes fondos de rotación.

La liquidez es la aptitud para pagar las deudas a corto plazo, cuyas pasivos a corto plazo tienen un período de reembolso menor a un año, son de realización rápida. La liquidez se mide comparando activos circulantes (fondos líquidos) con pasivos a corto plazo (deudas a corto plazo). Efectivo y dinero en el banco son los verdaderos fondos líquidos. Esos fondos pueden liberarse inmediatamente en caso que el acreedor requiera el pago. Deudores y existencias son formas de patrimonio menos líquidas (activos).

Este cálculo da la diferencia de fondos disponibles a corto plazo y compromisos pagaderos a corto plazo. Los fondos de rotación netos deben ser positivos.

La razón decisiva toma “inmediatamente” sólo los fondos disponibles (efectivo, banco y deudores) para evaluar la capacidad de pronto pago a los acreedores. Un signo de buena liquidez es que los activos inmediatos son al menos iguales a los pasivos a corto plazo.

Si el dinero no circula los grandes fondos de rotación no ayudan a generar negocios. Una buena administración controlará que sea excelente la calidad de los fondos de rotación y circulen rápidos. La circulación de fondos puede entorpecerse especialmente en existencias y deudores, que son áreas problemas para el manejo de los fondos de rotación. Cuando la circulación de los fondos de rotación es lenta, hay cada vez menos fondos realmente líquidos para la compra de nuevas existencias que se muevan rápidamente. Puede aparecer un círculo vicioso cuando los clientes encuentran que el surtido se ha deteriorado y se apartan, las ventas declinan, pero no hay fondos para mejorar cualquier surtido. Entonces los acreedores comenzarán a exigir el pago inmediato y la cooperativa estará en una seria crisis financiera. El buen manejo de los fondos de rotación requiere que el Consejo:

• Participe activamente en el inventario de las existencias, pregunte y confirme si allí las existencias están “muertas” o con movimiento lento y decide sobre la forma en que se deben disponer estas existencias a fin de que mejore la calidad de los fondos de rotación.

• Sólo la venta en efectivo es la mejor política de “crédito”, pero si son necesarias las ventas a crédito, el Consejo debe preparar pautas claras para permitir ventas a crédito y controlar la acumulación de deudas.

Estructura de capital a largo plazo

Los socios crean cooperativas para mejorar su nivel de vida. Se espera que la cooperativa provea servicios varios, que requieren inversiones en almacenaje, preparación, transporte y otras equipos. Las inversiones pueden proveer mejor calidad de procesamiento, acceso mejorado al mercado y por último elevar el estilo de vida de los socios. Para tener éxito el Consejo necesita desarrollar planes comerciales viables para inversiones, que puedan desarrollarse gradualmente los servicios y la posición competitiva de la cooperativa en los negocios. Esto no es posible sin capital.

El capital propio a largo plazo (fondos de los socios, capital social de los socios, capital) es el fundamento sobre la cual puede establecerse una cooperativa exitosa. Ningún socio individualmente podría proporcionar grandes inversiones, pero los fondos pequeños de inversión de un socio pueden convertirse en una fuente importante de recursos, cuando todos los socios están de acuerdo en invertir. Los socios pueden ser pobres, pero de buena voluntad y capaces para contribuir con sus fondos para un buen desarrollo, si:

• El Consejo y la administración son abiertos y confiables.

• Los planes de inversión se presentan con claridad y comprensión.

• Los socios pueden discutir las propuestas abiertamente y decidir democráticamente.

• Los socios se beneficiarán de la inversión.

El capital propio debe desarrollarse gradualmente al menos al mismo paso que se hacen las inversiones para el mejoramiento de los servicios. Si bien los fondos de préstamos podrán emplearse para financiar parte de una inversión, los bancos no proveerán préstamos sin capital base propio suficientemente fuerte y probado por la cooperativa (colateral) y una contribución propia de 10-50% hacia la inversión. El Consejo debería mejorar el capital base y la capacidad de inversión de la cooperativa y las contribuciones adicionales que se pretenden de los socios:

• Desarrollar inversiones con una buena participación de los socios a fin de que estos conozcan los beneficios y estén complacientes en contribuir al capital adicional para cada inversión.

• Respetar las inversiones de los socios en la cooperativa. Se provean acciones por el capital y se informe a los socios de sus derechos cuando se retiran a obtener el reintegro y pago en tiempo convenido.

• Considerar el pago de intereses sobre capital social que invertieron los socios.

• Informar activamente a los socios de las necesidades de capital de la cooperativa y preparar campañas para contribuciones adicionales de los socios y promoción de nuevos socios.

• Controlar que todos los socios contribuyan equitativamente a las inversiones para, por ejemplo, revisar anualmente el límite mínimo del capital social de los socios.

• Proveer beneficios genuinos a los socios (que no disfrutan los no socios).

• Desarrollar reservas indivisibles provenientes de los beneficios de negocios de los no socios.

• Gestionar la continuación de los negocios a fin de que estos sean siempre rentables y que se alcanzarán los resultados presupuestados.

• Retener parte de las ganancias como reservas indivisibles, pero distribuir parte de las ganancias a los socios como bonos de apoyo.

Los efectos de las contribuciones de los socios son positivos:

• Las contribuciones sociales de los socios aumentarán los fondos a largo plazo propios de la cooperativa (patrimonio neto) mediante fondos libres de interés.

• Suficientes fondos propios a largo plazo y activos correspondientes mejorarán la solvencia de la cooperativa cuando se solicita el financiamiento de un préstamo aditional a un banco.

• Las solicitudes de préstamo con mayor probabilidad se aprueban más si la proporción de financiamiento propio comparado al financiamiento externo de una inversión propuesta es razonable, lo que reduce riesgo desde el punto de vista del banco.

• Las contribuciones de los socios hacia una inversión propuesta indica la aceptación del proyecto y la confianza en la administración de la cooperativa.

La estructura del capital de la cooperativa demostrada por el balance de situación da una indicación de la fuerza o debilidad de la cooperativa.

Solvencia

El poder financiero de la cooperativa depende de cómo se financian sus activos (patrimonio), lo que se demuestra mediante las pasivos. Las pasivos se dividen en financiamiento por prestamistas externos y financiamiento por fondos de los socios (capital social, reservas y ganancias acumuladas). El poder financiero mejora con el aumento del financiamiento de los activos de la cooperativa por los socios.

Si el financiamiento de los socios es menor que 40% del capital total, la cooperativa tiene una estructura débil de capital. Una cooperativa débil es incapaz de mejorar la cuota de financiamiento del socio y se financia típicamente mediante capital a corto plazo (acreedores y giro en descubierto). Si los fondos del capital social de los socios se reducen a menos del 15%, la cooperative o cualquier otro tipo de organización está peligrosamente próxima a la quiebra.

Endeudamiento

El endeudamiento es lo opuesto a solvencia y describe cuánto del capital total de la cooperativa consta de deuda pagable a acreedores y bancos. El endeudamiento puede calcularse como un porcentaje “ratio”.

El alto endeudamiento es un signo de una estructura débil de capital. Si el financiamiento externo es más del 60% del total financiado, los prestamistas tienen un riesgo más grande de los activos de la cooperativa que los socios y por lo tanto, la cooperativa tiene una estructura débil de capital. Si el financiamiento externo aumenta un 85% del total de financiamiento de activos, la cooperativa está peligrosamente expuesta a la quiebra.

B. Patrimonio de la cooperativa

El patrimonio neto muestra el valor en efectivo de la cooperativa a sus socios. Esto normalmente está calculado en el balance de situación para el día indicado en dicho balance. El patrimonio neto es igual al capital de los propietarios = fondos de los socios (capital social + reserves + ganancias acumuladas) y resulta la parte del financiamiento por los socios de los activos de la cooperativa.

El patrimonio neto es el valor dólar que reciben los socios en una liquidación de la cooperativa al día del balance de situación. Los activos se venden y las deudas se pagan a financistas externos. Lo restante (equivalente total) se paga a los socios. El patrimonio neto depende de la valuación correcta de los activos (activos totales y pasivos totales deben equilibrarse en el balance de situación). Por lo tanto, el patrimonio neto verdadero solamente se conoce después que se vendieron los activos. El patrimonio neto es un indicador del poder financiero, que los socios comprenden fácilmente.

Patrimonio neto por socio

Dividiendo el patrimonio neto por el número de socios da un valor dólar de la cooperativa para cada socio. Este indicador da al socio individual un criterio concreto y objetivo para el mejoramieto del poder financiero de la cooperativa.

El patrimonio neto por socio muestra el valor dólar de las inversiones de los socios en la cooperativa. El socio recibiría el dinero en una liquidación de la cooperativa al día del balance de situación. Además el patrimonio neto real depende de la evaluación correcta (valor de mercado) de los activos.

VI. Sistemas de información por ordenador

El momento de pensar en mejorar el sistema de contabilidad en el libro Diario, es a más tardar cuando

• Aumente el número de operaciones y la contabilidad mediante el empleo del libro Diario se vuelve engorrosa.

• Las actividades se diversifiquen más.

• Aumenten las ventas a crédito y sean muchas las empresas acreedoras.

• La administración puede necesitar información diaria del balance de cuenta y tener actualizada la situación financiera.

Están disponibles los sistemas manuales más sofisticados, que se crearon para suministrar operaciones de grandes montos, pero con la introducción de la contabilidad por ordenadores se vuelven anticuados. La contabilidad por ordenador no solamente es para el rico y potente, sino que hoy es una solución para la contabilidad. La mayoría de las empresas, aun las muy pequeñas, emplean ordenadores para la contabilidad y aún las cooperativas nuevas deberían hacerlo lo antes posible. Pueda ser, que frente al ordenador inserte aquí un bonito cuadro de un asiento contable.

A. Requisitos de la contabilidad por ordenador

En el cambio a la contabilidad por ordenador los requisitos básicos a considerar son:

• Electricidad

  Las áreas rurales con frecuencia no tienen suministro de electricidad, sino que la electricidad es disponible en la ciudad más cercana. Los servicios de contabilidad por ordenador pueden ofrecerse en la ciudad por una oficina de contabilidad que podría entrar las operaciones y prover mensualmente impresos informes financieros para la cooperativa.

• Contador capacitado

  Los programas de contabilidad emplean los mismos principios de procesamiento de cuentas que los sistemas manuales. Por lo tanto, a un contador capacitado que conoce las reglas de la partida doble se le requiere la entrada de transacciones en el programa de contabilidad. El contador también necesitará capacitarse en la operación del programa de contabilidad. Las compañías software, que venden el programa de contabilidad, normalmente ofrecen capacitación (a un costo adicional). Los programas son normalmente fáciles para aprender a corto plazo y no requieren destrezas básicas especiales más que el conocimiento de la contabilidad de la partida doble. Sin embargo, los contadores que conocen la contabilidad por ordenador son personal especializado, normalmente en alta demanda. Por lo tanto, tienen que hacerse planes para una eventual emergencia para capacitar personal de reserva en caso de renuncia del contador capacitado. En la tarea de capacitación del otro personal de contabilidad se requiere estar organizado a fin de que esté disponible una reserva para usar el programa en cualquier tiempo.

• Programa de contabilidad

  Los programas de contabilidad están disponibles desde las compañías de software aproximadamente a un precio conveniente. Esos tipos de programas de contabilidad tienen poder suficiente para manejar la contabilidad de una gran compañía con varios departamentos diferentes y numerosas actividades, cuentas Debe y Haber. Algunos programas de contabilidad están disponibles libre de cargas desde el Internet, pero no suministran capacitación o apoyo.

• Ordenador e impresora

  Los programas de contabilidad no requiren gran cantidad de memoria y por lo tanto la contabilidad por ordenador puede procesarse normalmente en cualquier ordenador, que puede actuar un sistema operativo Windows. El ordenador no tiene que ser el modelo más caro y moderno disponible en el mercado, sino que el mismo ordenador, que se usa para correspondencia puede también realizar el trabajo de contabilidad. Para imprimir los estados financieros y los informes de contabilidad se requiere una impresora normal.

B. ¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad por ordenador?

Luego de entrar en el ordenador una cuenta inicial de la partida doble, el programa de contabilidad gestionará automáticamente el trabajo restante (que se requirió en la teneduría manual de libros) e instantánemanete produce las cuentas de resultado y el balance de situación.

Los beneficios de la contabilidad por ordenador son

• La contabilidad por ordenador es más veloz que la contabilidad manual.

• Los informes financieros pueden imprimirse instantáneamente aún después de cada fecha de entrada y por lo tanto, la información de manejo se realiza en todo tiempo.

• Los programas de contabilidad pueden manejar una cantidad muy grande de operaciones. Aún un simple programa de contabilidad puede manejar todas las actividades de una gran cooperativa.

• Los programas de contabilidad tienen métodos rutinarios de insumo (que asistirán al tenedor de libros a entrar las operaciones de un modo correcto y resultando pequeños errores).

• Es más fácil reconciliar acreedores y deudores porque las declaraciones de transacciones son claras y rápidas.

• Registros de existencia actualizados incluyendo valor de existencia, disponibles en todo tiempo.

• El balance de comprobación disponible aún después de cada transacción.

• La cuenta de resultados por departamento y de la cooperativa en pleno disponible después de cada transacción.

• Un balance de situación disponible para la cooperativa en pleno después de cada transacción.

• La auditoría se manifiesta confirmada por los auditores para cada transacción.

• Con el empleo de hojas electrónicas pueden presentarse varios resultados de los estados financieros y por lo tanto éstas son más fáciles de entender.

C. Mejora de la eficiencia de los ordenadores y competitividad

Los competidores en todos los sectores de negocios usan la contabilidad por ordenador como fuente esencial de information comercial. La información resumida que se obtiene por el ordenador es fácil y actualizada, lo que aumenta su utilidad para la administración en los negocios diarios. En la producción de los mismos informes por sistemas manuales la administración consume tanto tiempo que no tiene otra opción que el balance bancario como el único medio para evaluar la situación financiera. Con la contabilidad por ordenador, la administración tendrá mayor información detallada de rentabilidad y cada mañana el estado financiero, si también lo desea. Esto permite que la administración tome decisiones informadas basadas en hechos.

Los ordenadors son más veloces que los sistemas manuales y por lo tanto requieren menos personal de contabilidad para manejar gran número de operaciones. Esto resultará en ahorro de costos, lo que pagará en un corto tiempo la inversión inicial en contabilidad por ordenador.

Los ordenadors se emplean cada vez más como instrumentos rutinarios para mejor manejo de la información, eficiencia y competitividad. Un ejemplo es el sistema de punto-de-venta, que se emplea extensivamente en el comercio al detalle. Cuando se da entrada en el ordenador a una venta en cuenta de cajeros de los “códigos barra”, la administración recibirá al instante resúmenes sobre categoría de productos, ventas y áreas de ventas, valor de existencias, etc., se permite una planificación más detallada de un surtido rentable y niveles de existencias. Con frecuencia se introducen nuevas solicitudes de ordenador para empresas, que pueden ofrecer a las cooperativas nuevos métodos para hacer negocios. Es importante desarrollar la computerización en las cooperativas para mantenerse con competencia en el empleo de información tecnológica.